Meeting atau rapat merupakan agenda rutin yang dilakukan oleh setiap organisasi, baik itu perusahaan atau lembaga. Sayangnya, tak semua rapat berjalan dengan baik. Kadang kala, rapat jadi sebuah pertemuan buruk, yang pada akhirnya hanya membuang waktu dan tenaga.

Penyebabnya tentu bisa beraneka ragam, mulai dari perencanaan yang tidak maksimal, peserta rapat yang terlalu banyak bicara, hingga kurangnya persiapan. Hal seperti itu tentu saja sangat tidak diinginkan oleh semua orang, terutama pemimpin organisasi.

Terkait hal itu, Jeff Bezos punya trik sederhana untuk menyiasatinya. Pendiri sekaligus CEO Amazon tersebut menyebutkan, setidaknya ada 3 cara yang bisa dilakukan agar rapat lebih efektif dan produktif.

Berikut 3 aturannya, sebagaimana dilansir Inc:

Two Pizza Rule

“Kami mencoba membuat tim yang tidak lebih banyak dari yang bisa menghabiskan dua pizza. Kami menyebutnya Two Pizza Rule,” ujar Bezos.

Perlu diketahui, aturan tersebut diterapkan untuk mengukur berapa banyak orang  yang perlu datang dalam rapat. Menurutnya, jika setiap orang yang hadir mendapatkan dua slice pizza, maka terlalu banyak orang yang hadir dalam rapat tersebut. Itu tidak produktif. Rapat akan efektif jika dihadiri oleh lima sampai delapan orang saja.

Baca juga: Jadi Orang Terkaya Sejagat Raya, ini 10 Fakta tentang Jeff Bezos yang Jarang Diketahui!

Jika Anda pernah melakukan rapat dengan terlalu banyak orang, Anda pasti bisa memahami kondisinya. Makin banyak orang yang hadir, makin banyak pula opini yang mengemuka. Alhasil, makin sulit untuk mencapai kesimpulan dan membuat keputusan. Apalagi, jika sebagian besar orang itu hanya suka mendengarkan suara mereka sendiri. Pertemuan tentu saja hanya akan membuang waktu.

Dengan  Two Pizza Rule, Anda akan mendapatkan keseimbangan untuk meraih beragam sudut pandang dan ide, tapi tetap gesit dan mudah diatur.

Tanpa PowerPoint

Diungkapkan Bezos, tak ada PowerPoint yang digunakan Amazon dalam setiap rapatnya. Masing-masing peserta rapat biasanya telah menyiapkan enam halaman yang disusun secara naratif. “Itu kalimat nyata, terdiri dari kata kerja dan kata benda. Jadi bukan hanya poin-poin singkat saja,” terangnya.

Baca juga: Studi: Bawa Ponsel saat Rapat Bukan Ciri Orang Sukses!

Bezos menerangkan bahwa butuh waktu satu minggu atau lebih untuk mempersiapkan tulisan tersebut dan memperbaikinya. Memo seperti itu, kata dia, merupakan ide yang bagus, sebab otak akan memroses cerita yang jauh lebih baik daripada data yang sulit. Narasi seperti itu akan memberi penulis kesempatan untuk sepenuhnya mengomunikasikan pemikiran di balik ide-ide mereka, sekaligus memberi kesempatan bagi peserta rapat untuk memahami konsep secara penuh.

Mulai dengan diam

Sebelum rapat dimulai, para peserta diharuskan untuk membaca memo yang dibawa dengan serius. “Ini seperti ruang belajar. Semua orang duduk di sekitar meja dan membaca dengan tenang. Biasanya sekitar setengah jam, sebelum akhirnya kita membahasnya,” ungkap Bezos.

Baca juga: 5 Cara ini bisa Kamu Andalkan jika ingin Sukses Bernegosiasi!

Sang miliarder sangat memuji metode ini, sebab ia menjamin para peserta rapat akan fokus, sehingga perhatiannya tidak terbagi ke mana-mana. Ia pun meyakini bahwa cara ini sangat efektif karena para peserta jadi lebih paham dengan apa yang akan dibahas.

 

Ya, itulah 3 cara cerdas untuk membuat rapat lebih efektif dan produktif ala Jeff Bezos. Tentu saja dengan catatan, semua peserta rapat sudah benar-benar siap saat berada di ruangan.

Segera terapkan 3 cara tersebut dan ubah rapat Anda yang selama ini kerap membuang-buang waktu menjadi sebuah pertemuan yang berisi sumber ide-ide cemerlang.

Selamat mencoba!