Surat penawaran atau quotation adalah jenis surat yang tidak asing dalam dunia bisnis. Berikut definisi hingga contoh quotation yang perlu dipahami!
Dalam proses bisnis, quotation dan invoice merupakan dua jenis dokumen yang tak boleh disepelekan keberadaannya. Meski begitu, kedua surat ini punya fungsi yang berbeda satu sama lain, sehingga penggunaannya tidak sama.
Secara garis besar, quotation dapat diartikan sebagai surat penawaran, sementara invoice merupakan surat permintaan atau penagihan untuk melakukan pembayaran. Dalam banyak kasus, banyak orang yang masih bingung dengan perbedaan keduanya.
Nah, dalam kesempatan ini, kami akan mengulas secara rinci tentang quotation, mulai dari manfaat, cara membuat, hingga contoh quotation yang baik dan benar. Simak sampai tuntas!
DEFINISI QUOTATION
Quotation merupakan surat penawaran yang diberikan oleh penyedia barang atau jasa setelah adanya permintaan. Dalam transaksi Business to Business (B2B), pelanggan umumnya akan melakukan permintaan dengan menghubungi pihak produsen selaku penyedia barang atau jasa.
Baca juga: Macam-macam Modal yang Dibutuhkan dalam Dunia Bisnis
Pada quotation, ada beberapa unsur yang wajib ada di dalamnya, seperti data perusahaan, deskripsi penawaran, harga satuan barang atau jasa, hingga metode pembayaran. Selain itu, jika ada promo atau potongan harga, harus dicantumkan juga dalam surat tersebut.
Terkait metode pembayaran, ada dua cara yang bisa dilakukan, yakni cash on delivery atau cash before delivery. Pemilihan metode pembayaran ini biasanya ditentukan berdasarkan kesepakatan. Terlepas dari apapun metode yang dipilih, nomor rekening harus tetap dilampirkan dengan jelas dalam contoh quotation.
MANFAAT QUOTATION
Menggunakan quotation dalam proses pengadaan barang atau jasa punya banyak manfaat bagi perusahaan. Di antaranya sebut saja mampu meminimalisir risiko yang tak diharapkan di kemudian hari, bikin proses bisnis jadi lebih efektif dan efisien, bisa menghemat waktu, serta membuat perusahaan bisa mengelola keuangannya dengan jelas.
JENIS-JENIS QUOTATION
Quotation terdiri dari dua jenis, Vendor Quotation dan Customer Quotation. Berikut penjelasan lengkapnya!
- Vendor Quotation
Adalah surat penawaran atau daftar kesepakatan yang disusun oleh perusahaan manufaktur kepada vendor. Jadi, ketika perusahaan manufaktur ingin melakukan kesepakatan dengan vendor, maka perusahaan tersebut akan menerbitkan surat ini kepada vendor.
- Customer Quotation
Customer quotation adalah surat penawaran atau daftar kesepakatan yang disusun oleh perusahaan untuk pelanggan. Jadi, saat perusahaan akan melakukan penawaran, maka perusahaan akan menerbitkan surat ini kepada pelanggan.
Baca juga: 7 Buku tentang Bisnis ini Wajib Kamu Baca jika Ingin jadi Pengusaha Sukses!
CARA MEMBUAT DAN KELENGKAPAN QUOTATION
Untuk membuat quotation, ada beberapa hal yang perlu diketahui. Quotation terdiri dari tiga bagian surat, yakni pembuka, isi dan penutup.
Bagian pembuka berisi sumber informasi terkait perusahaan selaku penyedia barang atau jasa. Kemudian, bagian isi menginformasikan tentang detail barang atau jasa yang ditawarkan, serta pernyataan untuk meyakinkan calon pembeli agar proses transaksi bisa terjadi. Adapun bagian penutup berisi harapan untuk dapat menjalin kerja sama yang saling menguntungkan satu sama lain.
TIPS MEMBUAT QUOTATION
Selain menjelaskan tentang profil perusahaan, tuliskan juga sejumlah kelebihan yang dimiliki oleh perusahaan, mulai dari tenaga ahli, peralatan, atau fasilitas yang digunakan. Hal ini bisa meyakinkan calon pelanggan untuk melakukan pembelian.
Baca juga: Sederet Bisnis Unik yang Menguntungkan ini Patut Banget untuk Dicoba, Hasilnya Nggak Main-main!
Di saat bersamaan, lampirkan juga rekam jejak perusahaan atau proyek sejenis yang pernah ditangani sebelumnya, sehingga terlihat berpengalaman di mata pelanggan. Terakhir, sertakan pula Surat Izin Perdagangan dan Nomor Pokok Wajib Pajak untuk mendukung legalitas perusahaan.
CONTOH QUOTATION
Setelah menyimak penjelasan lengkap tentang quotation di atas, penting bagi kamu untuk melihat contoh quotation sebagai bahan referensi. Berikut kami tampilkan contoh quotation yang baik dan benar.
Contoh quotation yang baik dan benar
Leave a Reply