Ini Dia, Contoh Surat Tembusan dan Tata Cara Membuatnya!

Seperti apa sih contoh surat tembusan yang baik dan benar? Berikut ulasan lengkapnya buat kamu!

Surat resmi merupakan sebuah surat yang digunakan untuk urusan kerja atau instansi. Surat ini dikeluarkan oleh perseorangan, organisasi, atau instansi yang sifatnya formal dan berkepentingan resmi, umumnya menyangkut tugas atau kegiatan dinas.

Surat resmi punya beberapa fungsi yang sangat penting, antara lain:

– Sebagai bukti tertulis dalam hal perjanjian.

– Sebagai alat pengingat, karena bisa diarsipkan dan dilihat lagi bila diperlukan.

– Sebagai bukti sejarah tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi.

– Sebagai pedoman kerja, seperti surat putusan atau surat instruksi.

– Sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.

Adapun struktur penulisan dari surat resmi adalah sebagai berikut:

1. Kop surat: Biasa disebut dengan kepala surat. Di dalamnya terdiri dari sejumlah unsur, yakni logo instansi/lembaga, nama instansi/lembaga, serta alamat dan nomor telepon lembaga yang bersangkutan.
2. Nomor surat: Berfungsi untuk mengetahui berapa banyak surat yang telah dibuat selama satu tahun.

Baca juga: Perhatikan Baik-baik, ini Contoh Surat Rekomendasi Kerja dan Cara Membuatnya!

3. Tanggal surat: Berfungsi sebagai informasi tentang kapan surat dinas tersebut dibuat.
4. Lampiran: Dokumen yang diikutsertakan dalam surat resmi. Biasanya, tulisan lampiran diisi dengan jumlah dokumen yang dilampirkan. Tapi, jika tak ada dokumen terlampir, maka bagian ini bisa dikosongkan.

5. Perihal: Berisi tentang hal pokok yang merupakan tujuan utama dari surat tersebut. Dengan begitu, penerima surat bisa segera mengetahui tujuan dari pengirimannya.
6. Nama dan alamat penerima: Diawali dengan kata “Yang Terhormat” atau “Yth”. Kemudian, tulis juga alamat dari penerima dengan singkat, sebab biasanya alamat lengkap sudah ditulis pada amplop surat.

7. Salam pembuka: Umumnya menggunakan kata “Dengan hormat”, sebab lebih universal dan tidak mencirikan suatu agama atau kepercayaan tertentu. Namun, salam tersebut juga bisa disesuaikan dengan penerima surat.
8. Isi surat: Isinya berupa informasi utama dari surat tersebut. Pastikan bagian ini harus mengandung konten yang tepat dan penulisannya tidak bertele-tele.
9. Salam penutup: Jika sebelumnya ada salam pembuka, maka salam penutup juga harus ada. Salam ini akan membuat surat tersebut makin sopan dan komunikatif.

Baca juga: Jangan Asal Bikin, Inilah Contoh Surat Lamaran Pekerjaan yang Baik dan Benar!

10. Nama dan tanda tangan pengirim surat: Berfungsi sebagai penanda bahwa nama dan tanda tangan yang tertera merupakan pihak yang bertanggung jawab atas surat tersebut.
11. Tembusan: Bagian ini bersifat opsional, bisa dicantumkan atau tidak. Dicantumkan apabila surat tersebut dikirim ke pihak lain selain penerima surat. Tembusan biasanya ditulis pada bagian bawah kiri surat.

CONTOH SURAT TEMBUSAN DAN CARA MEMBUATNYA

Perlu diketahui, contoh surat tembusan ada beberapa jenis, yakni tembusan yang obyeknya hanya satu, tembusan yang obyeknya lebih dari satu, dan tembusan buta. Berikut ulasan lengkapnya, seperti dikutip dari berbagai sumber:

1. Tembusan dengan satu obyek: Sesuai namanya, surat ini hanya diperuntukkan untuk satu orang, satu kelompok/organisasi, atau satu perusahaan tertentu saja.

Contoh:

Tembusan: Pimpinan PT Maju

2. Tembusan dengan obyek lebih dari satu: Ditujukan kepada lebih dari satu pihak, seperti beberapa orang, beberapa kelompok/organisasi, atau beberapa perusahaan.

Contoh:

Tembusan:  1. Kepala Koperasi

2. Kepala Bagian Personalia

Baca juga: Cegah Perselisihan dalam Kegiatan Pinjam Meminjam Uang, Surat Perjanjian Utang Piutang Harus Dibuat oleh Kedua Belah Pihak!

3. Tembusan buta: Maksudnya adalah salinan surat bersifat rahasia dan penerima tidak tahu siapa yang akan menerima salinan surat tersebut. Tembusan buta biasanya terdapat pada surat tagihan. Untuk membuatnya, kamu bisa menulis surat terlebih dulu tanpa mencantumkan tembusannya. Setelah selesai, laman surat diperbanyak sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan. Pada salinan surat, kamu bisa menambahkan tembusan pada bagian bawah, dengan tambahan kata tembusan buta atau Blind Carbon Copy (BCC).

Contoh:

BCC:        1. Pimpinan Bank Untung Cabang Jakarta

2. Direktur PT Maju

Lantas, bagaimana cara membuat contoh surat tembusan? Jika menggunakan Microsoft Office, kamu bisa menggunakan tools “Footer” yang ada di menu “Insert” atau dengan meng-klik dua kali pada bagian yang akan disematkan.

Berikut contoh surat tembusan yang baik dan benar.

Contoh surat tembusan