Surat niaga adalah jenis surat resmi yang berhubungan dengan kegiatan usaha, seperti penawaran atau permintaan barang dan jasa. Berikut contoh surat niaga yang perlu diketahui oleh para pelaku usaha!
Sebagian besar pelaku usaha tentu sudah tidak asing dengan yang namanya surat niaga. Surat tersebut kerap digunakan oleh para pengusaha untuk mencari keuntungan dari kegiatan bisnis yang dijalankan.
Surat niaga pada prinsipnya akan mempermudah komunikasi perniagaan antarperusahaan. Maka dari itu, surat tersebut harus dibuat secara jelas, menarik, dan mudah dipahami.
Surat niaga sendiri bisa bersifat internal dan eksternal. Secara internal, surat ini dapat digunakan sebagai media komunikasi dalam perusahaan di tingkat pusat hingga cabang, sedangkan secara eksternal, surat ini dapat digunakan untuk menjalin kerja sama dengan perusahaan lain atau klien lainnya.
Berikut penjelasan lengkap mengenai surat niaga, mulai dari ciri-ciri, fungsi, struktur surat, hingga contoh surat niaga, seperti dikutip dari berbagai sumber:
Ciri-ciri surat niaga
– Selalu berkaitan dengan bisnis atau perdagangan.
– Dibuat secara resmi dengan bahasa baku dan penulisan surat yang baik.
– Menggunakan kalimat yang jelas dan persuasif untuk menarik minat calon klien.
Baca juga: Wajib Paham, ini Cara Mengetahui Kode Klasifikasi Lapangan Usaha Pajak!
Fungsi surat niaga
– Sebagai bukti nyata hitam di atas putih, khususnya dalam hal perjanjian.
– Sebagai alat pengingat, sebab surat niaga bisa diarsipkan dan dilihat lagi jika dibutuhkan.
– Sebagai wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicara.
– Sebagai pedoman dalam menjalankan tugas.
– Sebagai media promosi.
– Sebagai bahan untuk mengambil keputusan.
– Sebagai bukti sejarah.
Struktur surat niaga yang baik
– Mencantumkan kop surat.
– Menuliskan secara lengkap sumber informasi mengenai penjual dan barangnya.
– Menuliskan kalimat penutup surat dengan sopan.
– Memberi salam.
Sementara itu, surat niaga juga harus memenuhi sejumlah unsur sebagai berikut:
– Harus menyebutkan surat pemesanan berdasarkan surat penawaran yang diberikan.
– Harus menyebutkan jenis dan jumlah produk atau jasa yang akan dipesan. Akan lebih baik jika dibuat dalam bentuk daftar agar lebih mudah saat mengeceknya.
– Harus menyebutkan cara pengiriman.
– Harus menyebutkan cara pembayaran.
– Harus menyebutkan waktu pengiriman yang dikehendaki.
– Harus menyebutkan cara pengepakan dan pengemasannya.
Baca juga: Punya Usaha dan Ingin Cuan, Kamu Wajib Tahu Cara Menentukan Harga Jual Berikut ini!
Jenis dan contoh surat niaga
– Surat penawaran barang atau jasa.
– Surat permintaan barang atau jasa.
– Surat pemesanan barang atau jasa.
– Surat penerimaan pembayaran.
– Surat penangguhan pembayaran suatu barang atau jasa.
– Surat keberatan.
– Surat aduan.
– Surat edaran.
– Surat tagihan.
– Surat telegram atau penegasan.
Di sisi lain, surat niaga bisa dibuat dalam jumlah banyak dan dikirimkan ke lebih dari satu perusahaan secara bersamaan. Hal ini bertujuan agar calon konsumen dapat memperoleh beragam penawaran harga dan kualitas, sehingga bisa jadi pertimbangan untuk melakukan pembelian.
Baca juga: Untung Menjanjikan, Inilah 5 Peluang Usaha Terbaru dan Terlaris yang Bisa Kamu Coba!
Adapun bagi konsumen yang ingin membuat surat permintaan penawaran, ada beberapa hal penting yang harus dipahami. Pertama, ketahui secara pasti profil perusahaan yang akan dimintai penawaran barang atau jasa. Kedua, minta informasi serinci mungkin terkait barang atau jasa yang ditawarkan. Dan yang kertiga, minta contoh barang agar dapat diketahui apakah barang tersebut sesuai dengan yang ditawarkan atau tidak.
Berikut adalah contoh surat niaga yang baik dan benar:
Contoh surat niaga penawaran barang
Contoh surat niaga permintaan barang
Ya, itulah contoh surat niaga yang perlu diketahui oleh pelaku usaha. Semoga bermanfaat!
Leave a Reply